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講演会を開催するまでの流れについて

講演会 企画

講演のテーマ、講演会で何を達成したいのかという目的を明確にし、日程『いつ』、場所『どこで』、対象者『誰のために』、予算『いくらで』を基軸に企画を立てていきます。
そこから細かい行程(ロジスティックス)や会場、講師などを決めていくことをおすすめします。

講演会 目的/テーマ/対象者
講演会
現在検討している情報を下記に当てはめてみて下さい。
講演会を開催するには、下記の5つの要素が必要です。

① 目的/テーマ/対象者---誰に対してどんなテーマを何の目的で講演してもらうのか---
② 開催日時---いつ---
③ 場所---どこで---
④ 講師---誰に話してもらうか---
⑤ 予算---いくらで---

このどれか一つが欠けても講演会は開催できません。

企画をしっかり立てることは当たり前のことですが、準備が9割ともいえる講演会を成功させる上でとても重要です。
まずは、誰に対してどんなテーマを何の目的で講演してもらうのかを明確にし、日程『いつ』、場所『どこで』、対象者『誰のために』、予算『いくらで』ということを踏まえて企画を立てましょう。

講演会 予算

講演会開催にかかる費用は大きく4つあります。

①講師にお支払う講演料
②講師に支払う交通費(必要な場合宿泊費)
③場所代(会場の技術員やパンフレットなどの備品含む)
④広告宣伝費(ポスター、チラシの作成費)
全体でいくら予算があり、①と②でかかる費用を中心に、③・④にかけられる費用を計算しましょう。

※よく見落とすポイントとして、講師とまたその同行される方の交通費があります。基点が東京の場合、会場までの交通費(マネージャーを含め2〜3名分、グリーン車やプレミアムシートの利用も考えられます。)が別途必要となります。移動距離や時期によって飛行機代だけで十数万円かかることもあります。そのあたりも事前に調査して予算組みを行いましょう。

講演会 会場選び

目的によっても様々ですが、音響照明やスピーカーなどの設備、収容人数、アクセスが会場選びのポイントです。参加人数が多く、公共の会館やホテルで開催する場合は予約が必要となることがほとんどです。、時間に余裕を持って会場選びを進めましょう。

最寄り駅からのアクセスに関しては特に重要です。最寄り駅から会場までの導線を考えておきましょう。必要があれば導線人員を配置しましょう。
また案内板や音響照明、スクリーンなどの設備がない施設で開催する場合、機材レンタルの費用や手間が発生します。施設設備とレンタルに関しては事前にチェックしておきましょう。

講演会 日程

開催する日程はイベントの対象によって変わってきます。一般参加を対象とする場合は土日祝日が集客しやすく、社内や学校のイベントなら平日といったようにそれぞれのターゲットに合わせた日程や時間帯に配慮して企画することをおすすめします。
また当然ながら講師や会場のスケジュールの都合もあります。候補日を複数日上げておくとスムーズでしょう。
注意すべきは、文化系のイベントが多い秋頃の土日は講演会が集中します。秋頃開催をお考えの場合は、できるだけ早めに会場を押さえることをおすすめします。